PENTING! INI 5 CARA NULIS DAN KIRIM EMAIL YANG PROPER!

November 01, 2018

HOW-TO-WRITE-PROPER-EMAIL

 

Sekarang ini, berkomunikasi via email udah bukan hal yang jarang dilakuin lagi. Banyak banget penggunaan email baik untuk tujuan formal maupun informal kayak ngirim foto, ngirim proposal, atau permintaan untuk kerjasama terhadap brand atau orang tertentu. Karena bentuknya yang elektronik, beberapa orang kadang nggak nulis pembukaan email yang baik dan benar.

 

 

1. USE A PROFESSIONAL EMAIL ADRESS

Idealnya, alamat email yang kita punya itu adalah perpaduan antara nama asli kita, atau nama dan tanggal lahir, bukan username atau bahkan nama panggilan. Buat yang nama emailnya masih lalakodoklucu@gmail(dot)com atau balonkuwarnawarni@mail(dot)com dan sejenisnya, lebih baik bikin email baru yang lebih formal menggunakan nama asli supaya lebih gampang dikenali dan kesannya nggak main-main.

 

2. WRITE A SUBJECT ON THE MAIL

Banyak banget orang yang ngirim email tanpa nulis subject dari email yang dia kirim. Padahal, meskipun mungkin kita udah bilang kalo kita mau kirim email, tapi kita harus tetep mencantumkan isi pembicaraan email tersebut so they’ll know what we’re talking about and the intention of the email. Kita nggak perlu ngejelasin panjang lebar tujuan kita kirim email di subject email, cukup tuliskan garis besar tentang isi email tersebut, seperti contohnya “Permintaan Izin Pemakaian Tempat Untuk Tanggal 12 Oktober 2017”.

 

3. START THE EMAIL IN THE RIGHT WAY

Selalu mulai email dengan sapaan yang jelas. Kalo kita kenal dekat dengan yang kita kirimi email, kita bisa mulai dengan sapaan Hi, atau Halo. Kalo kita belum punya hubungan yang deket dengan yang kita kirimi email, kita bisa mulai dengan Dear Sir/Madam, atau sapaan formal seperti Mrs., Ms. atau Sir. If we’re about to sending the email to someone we’re already know, kita bisa langsung menuliskan apa tujuan kita mengirimkan email ini. Kalo kita ngirim email ke orang yang baru, kita harus banget memperkenalkan kita siapa dan apa tujuan kita ngirim email ini dalam satu paragraf. It’s always polite when we explain who we are and what your intentions are jadi orang nggak bingung dan nggak ngerasa ‘ditodong’. Bisa juga dijelaskan di bagian ini kita dapet kontaknya darimana atau dari siapa.

 

4. PRIORITIZE THE MOST IMPORTANT INFORMATION

Setelah kita mengenalkan diri kita dan tujuan kita nulis email, kita bisa langsung isi body text email kita yang ngejelasin lebih lanjut tentang garis besar tujuan kita. Kita bisa nulis isi yang paling penting di bagian atas buat menghemat waktu penerima email kita dan membuat tujuan penulisan email kita lebih jelas. If we attach something into the email, we can tell them if we attach a file or photos in the body text. Sebenernya nggak ada aturan khusus tentang panjang yang proper untuk bodytext email, but it’s always a good idea to keep an email to about one screen length. Tulis email kita dengan bahasa yang jelas dan nggak bertele-tele ya! Pake juga font standar yang bisa dikenali dengan gampang di semua device. Kalo kita butuh respon atau balasan yang cepat dari penerima email, kita bisa beri informasi dengan menuliskan “will be waiting for your response soon” atau “look forward to hear from you”.

 

5. CHECK AND RE-CHECK!

Setelah selesai menuliskan email, luangin waktu buat ngecek apakah nama penerima sudah benar, attachment udah dilampirkan atau alamat email yang kita tuju sudah benar untuk menghindari kesalahan yang nggak perlu!

 

 

Written by Ni Wayan Desy
Photo Source:
shutterstock
Share to:

Comments

0 Comments
Sort By   
Silahkan login untuk menulis komentar